Basi di sistemi valutativi e relazione

Basi di sistemi valutativi e relazione

Quali sono le basi per un sistema di valutazione efficace e perché è così importante la relazione tra valutatore e valutato? A queste domande proviamo a rispondere in questo articolo…

Alcune premesse, prima di addentrarci nei modelli di valutazione sono d’obbligo.

La prima cosa da ricordare riguarda il panorama dei sistemi valutativi, quanto mai ampio e variegato. Ogni organizzazione ha sviluppato ed adattato nel tempo modelli di valutazione diversi, variandoli e creandone di nuovi. È quindi praticamente impossibile esaminarli tutti. L’idea è di trovare le linee comuni a tutti questi sistemi per stabilire dei modelli base comuni.
Un’altra sottolineatura va fatta sullo scopo di questi sistemi. Il principale scopo non deve essere la verifica della performance (che è comunque una componente della valutazione), ma cercare di migliorare la professionalità del lavoratore e, contemporaneamente, migliorare la qualità del servizio e del sistema stesso di formazione. Non è quindi un processo che dovrebbe limitarsi ad un giudizio top-down sul lavoratore.
Per performance intendiamo il contributo (sotto forma di risultato e modalità di raggiungimento) che un soggetto apporta attraverso la propria azione per il raggiungimento delle finalità, degli obiettivi e, in ultima istanza, della soddisfazione dei bisogni per i quali l’organizzazione è stata costituita. Si rende necessario quindi adottare un piano della performance che vada ad individuare gli aspetti strategici cui mira l’organizzazione e, attraverso un sistema di obiettivi, indicatori e target, ne permetta il monitoraggio. Serve anche un sistema di misurazione chiaro che definisca un metodo di raggiungimento e verifica degli obiettivi pianificati.

I MODELLI VALUTATIVI

I modelli valutativi di base possono essere divisi in tre macro categorie:
• Modello di valutazione per risultati
• Modello di valutazione per comportamenti
• Modello di valutazione misto

Il modello di valutazione per risultati valuta il contributo che una persona ha portato al raggiungimento dei target organizzativi tramite gli obiettivi affidatigli. Il candidato viene valutato attraverso indicatori quantitativi e/o qualitativi. Il vantaggio di questo metodo è la sua oggettività; è controllabile e trasparente. Una volta affidati gli obiettivi, è facile misurarli e questi sono chiari e definiti fin da subito. Ha però anche aspetti negativi, infatti non può tenere conto in maniera completa della complessità del lavoro svolto e delle inevitabili variabili esterne. Questo metodo ha una razionalità assoluta che, nel mondo reale, non esiste e, non prevedendo meccanismi di flessibilità, rischia di porre obiettivi irraggiungibili a causa di mutate condizioni ambientali non portando quindi beneficio all’organizzazione.

Il modello di valutazione per comportamenti valuta come la persona si è comportata e l’azione dell’individuo; verifica se ha integrato nel suo agire le caratteristiche essenziali e determinanti che, per l’organizzazione, portano al risultato. Il vantaggio di questo metodo è di riuscire a risentire meno dei fattori esterni ed essere molto più flessibile. Anche in questo caso però, emergono aspetti negativi nell’utilizzo. Il sistema perde infatti di oggettività e trasparenza non essendo centrale il raggiungimento degli obiettivi. Non viene infatti valutato il risultato, ma il passaggio intermedio tra l’assegnazione degli obiettivi ed il loro raggiungimento; raggiungimento che, con questo sistema basato sul comportamento, non viene considerato adeguatamente.

Il metodo di valutazione misto invece amalgama i due sistemi precedenti. Attraverso una valutazione basata su obiettivi e comportamenti, cerca di bilanciare i pregi e difetti dei modelli precedenti per ottimizzare il processo di valutazione.

ELEMENTI DI BASE

Un aspetto fondamentale dei processi di valutazione è dato dagli elementi che lo costituiscono.

Il processo, per poter funzionare in maniera adeguata, utilizza:
• obiettivi, cioè quello che si vuole perseguire;
• indicatori, ciò che si utilizza per raccogliere e analizzare i dati;
• target, la quantificazione degli obiettivi perché possano definirsi raggiunti.

Uno schema esemplificativo potrebbe essere:
obiettivo -> incrementare le vendite
indicatore -> fatturato
target -> raggiungere almeno i 150.000 €/mese

Tutti e tre questi elementi devono essere presenti perché il processo sia verificabile. Queste tre componenti hanno una valenza chiave e sono scelte delicate da ponderare attentamente perché siano efficaci nel produrre un effetto di miglioramento dell’organizzazione. Sbagliare obiettivo, indicatore o target potrebbero portare al fallimento di tutto il processo valutativo.

All’interno dei sistemi di valutazione esistono poi delle fasi minime che non posso essere tralasciate.

Ogni sistema di valutazione necessita di definire:
• si inizia dalle attese, cioè comunicare al candidato su cosa verrà valutato e cosa si aspetta il valutatore. Vengono definiti obiettivi chiari stabiliti tra le due parti. È essenziale il processo di comunicazione e condivisione evitando un’assegnazione di tipo top-down che rischia di non responsabilizzare la persona valutata.
• l’osservazione e feedback intermedi, non una semplice acquisizione dei risultati come raggiunti o meno in tappe intermedie, ma un processo volto al miglioramento. Grazie a questi momenti di valutazione si vede se le attese sono rispettate e si possono fare interventi lungo il percorso attraverso la motivazione, la formazione o addirittura la modifica degli obiettivi e della scheda di valutazione.
• La valutazione dei risultati e comportamenti finali, con la verifica degli obiettivi raggiunti, l’individuazione di punti di forza ed aree di miglioramento.
• colloquio di feedback dove si ha il dovere di capire il risultato e pianificare le correzioni future per poterlo migliorare, sia che sia stato positivo che negativo.

Le fasi sopra viste, vengono, nella valutazione finale dei risultati e nel colloquio di feedback, riassunte nella scheda di valutazione, precedentemente definita dall’ufficio risorse umane all’interno del processo formativo. Questa scheda contiene, solitamente, due sezioni, una basata sugli obiettivi ed una sui risultati comportamentali, espressi in valori numerici. A seconda che l’organizzazione dia più peso al metodo dei risultati o a quello dei comportamenti, anche le due sezioni avranno pesi diversi nella valutazione finale.

IL RAPPORTO RELAZIONALE

Durante tutto il processo di valutazione, la comunicazione e il rapporto valutatore-valutato è fondamentale. La relazione che si instaura attraverso le varie fasi si ripercuote inevitabilmente su tutto il percorso.
L’assegnazione degli obiettivi è il momento iniziale in cui, il valutatore, comunica e condivide le aspettative sulle performance, le modalità di svolgimento dei compiti e lo scopo degli obiettivi dati. Questo primo passaggio relazionale è importante per far acquisire consapevolezza e responsabilità al valutato visto che è chiamato direttamente ad esprimersi sulla fattibilità degli obiettivi e si assume un impegno nel raggiungimento degli stessi.
Un secondo evento è dato dagli incontri intermedi che devono rinsaldare il rapporto creato andando a verificare i progressi. Il ruolo del valutatore è fondamentale perché non sia giudice, ma coach volto al miglioramento della persona e, conseguentemente della performance. Come ogni atleta ha un allenatore, ogni valutatore ha la possibilità di aiutare la persona a crescere e migliorare costantemente.
Apparentemente chiude il processo di relazione il colloquio di valutazione finale che, partendo dall’analisi degli aspetti passati genera un confronto tra valutatore e valutato. Anche in questo caso, l’attenzione deve essere massima; perché il processo di valutazione sia motivante il valutatore deve arrivare preparato all’incontro.
È facile vivere la situazione con un’impostazione di tipo top-down che pone il valutato sulla difensiva e rischia di chiudere il canale relazionale. La valutazione deve essere sempre tesa al miglioramento e motivare il valutato. Lo scopo ultimo è la valorizzazione della risorsa perché generi valore nell’organizzazione. La relazione instaurata durante la fase di valutazione deve divenire poi un rapporto stabile tra coach e coachee perché, le aree individuate di miglioramento vengano colmate.
Bisogna sempre considerare che il processo di valutazione relativo alla singola persona, deve anche avere un più ampio respiro ed influenza l’organizzazione nella sua interezza.
L’apprendimento e miglioramento dell’individuo deve essere volto ad incidere sull’intero apprendimento organizzativo e migliorare il processo di formazione nella sua totalità ed in modo continuo.
Il processo di valutazione si chiude infatti andando a modificare le strategie stesse dell’organizzazione e, così facendo, riapre il sistema di formazione generando un ciclo continuo di miglioramento.

 

State affrontato dei processi di valutazione all’interno dell’organizzazione? Ricordatevi di non essere giudici, ma di stringere una relazione che sia proficua per voi e per l’organizzazione stessa, il motto deve essere “crescere assieme“.

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