Lavoro sovraccaricato: la burocrazia che soffoca

Lavoro sovraccaricato: la burocrazia che soffoca

Si tratta di considerare come, quelle che sono all’inizio buone intenzioni per migliorare l’ambiente lavorativo, si possono facilmente trasformare in un sovraccarico cognitivo a lungo termine.
Spesso, nelle aziende, ogni individuo, vuoi per la certezza che porta miglioramenti, vuoi per l’apparire ai superiori o semplicemente per mostrare una capacità extra, promuove nuove regole e procedure aziendali. All’apparenza anche piccole cose, avvolte dalle buone intenzioni di migliorare l’efficienza lavorativa, sommandosi a tutta una burocrazia e regolamentazione interna, portano ad un sovraccarico di lavoro che allunga i tempi e aumenta i costi.

Una società che ho avuto modo di esaminare, ad esempio, produce circa 2-3 nuove procedure settimanalmente, che non sostituiscono le vecchie, ma si aggiungono entrando immediatamente in vigore. Un calcolo veloce? 2 procedure settimana, 52 settimane in un anno, vuol dire 104 NUOVE procedure, un vero e proprio assalto al lavoro.

Le società sono cariche di persone che, per mostrare il loro valore e giustificare magari lauti incentivi, portano il loro carico cognitivo in un’azienda sovraccaricandola di burocrazia.
Cosa succede se, ad una persona che ha freddo, iniziate a dare coperte all’infinito? Smetterà di avere freddo all’inizio, poi però avrà caldo e, se si continua, soffocherà. Così per le aziende che non si accorgono quando iniziano “ad avere caldo”, i dipendenti iniziano presto a soffocare e a cercare di migrare verso altri lidi. O ancora, avete mai visto correre Usain Bolt con giaccone a vento, pantaloni da sci e scarponi?

Queste pressioni, tendono anche a ridurre l’efficienza e la capacità produttiva, sia sugli operatori che sui loro leader.

Un esempio sempre riferito all’azienda che ho avuto modo di esaminare. Si tratta di un’attività aperta al pubblico, una catena di medie dimensioni. Il dipendente che apriva il negozio la mattina, doveva anni fa eseguire solo 2 controlli, oggi ne deve eseguire 8 (sono state quadruplicate le procedure in due anni). Riferiscono che quello che prima si poteva fare in 5 minuti, oggi ne richiede 40. Tutti controlli richiesti dall’azienda nella prima ora di apertura.
Bene, volete che questo non vada a discapito dei clienti che entrano nel negozio, in questa prima ora, dove il commesso è sottoposto da un lato alla pressione aziendale della scadenza e dall’altra alle richiesta del cliente?

Alcune riflessioni quindi, perché non ho la presunzione di dare soluzioni per evitare di venire soffocati dalle procedure:

  1. Attenzione ai fabbisogni reali. E’ davvero un miglioramento lavorativo e porta un risultato critico per l’azienda e il suo successo, l’aggiunta di nuove regole, funzioni, controlli oppure non porterà un reale beneficio? Le persone a volte sono miopi, non vedono e comprendono esattamente la ripercussione sui dipendenti di queste “politiche delle coperte”, spesso perché limitano la visione del lavoro al loro lavoro. Ricordiamoci sempre che i leader hanno sia il potere di dare nuove regole, ma anche quello di disfarne di inutili che gravano sui dipendenti. Un buon leader si riconosce anche da questo.
  2. La capacità di autocritica e ascolto non deve mancare in un buon leader, su tutti i livelli. Bisogna che a tutti i livelli, si abbia la possibilità anche di fare critica (costruttiva, si intende) col proprio superiore. Creare nuove regole e procedure è facile, avere la capacità di capire se sono veramente necessarie no. Qui deve entrare in gioco l’ascolto e l’autocritica, avendo anche la forza di tornare sui propri passi quando si coglie l’errore.
  3. Premiamo chi trova idee smart, ma impariamo a discernere. Non si tratta di eliminare procedure, burocrazia e regole, ma di saper discernere. Come dicono Eric Schmidt (exCEO di Google e ora membro del CdA) e Jonathan Rosenberg (High Tech Product Management Executive Google), i creativi smart vanno “alimentati” con nuove sfide, loro troveranno la soluzione migliore. Impariamo a coinvolgere invece di calare dall’alto. Questo è valido se nella nostra azienda lavorano solo creativi smart, e non è mai così. Il leader deve saper cogliere e valorizzare le buone idee e proposte, ma anche scartare quelle che non solo aggravano il lavoro, ma danneggiano in produttività l’azienda.

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